根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》相关规定，为保证研究院各类档案材料及时完整归档，研究院档案室将开展2022年度和2023年度研究院档案归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1、研究院各部门在2022年1月1日至2023年12月31日期间形成的党群类、行政类、人事类、财务类、研究生培养类、科研类、基本建设类、仪器设备类及外事类等文件材料(含电子、声像、实物)。具体参照各部门《文件材料归档范围和档案保管期限表》。（注：结合本部门实际工作情况，若2022年文件材料还在应用中可向档案室说明情况，酌情延期归档。）

2、往年遗漏的应该归档的重要文件材料。

二、归档要求

1、各部门要重视档案工作，将归档工作列入工作计划，保证有足够的时间整理归档文件材料。为确保归档材料的真实、齐全、完整，请部门负责人认真做好审核工作。

2、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，便于查找与利用；必须反映我院党政、科研、实验室综合管理等方面的全过程，保证完整、准确、系统。归档文件材料要求是原件。

3、科研类档案归档的主要内容包括科研综合管理、科研课题（科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用、结题报告）等方面对我院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的科技文件材料。

4、科研类档案归档的重点是本研究院研究课题（项目）的依据性材料、实验过程中形成的数据、调查记录、原始性材料和成果性材料、报告、专著等有保存价值的科技文件材料。

5、在工作中使用计算机形成的、具有保存价值的电子文件均属于归档范围。同时具有纸质文件和电子文件的部门，在归档纸质文件的同时归档电子文件。

6.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主管部门负责归档，相关部门协助提供材料。

7.重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物等；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。（详见附件）

8.涉密与非涉密文件的移交目录应分开填写，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交综合档案室。

三、归档程序

1.归档验收

档案移交时，交接双方当面检查，档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理后，办理移交手续。

2.移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写《文件材料移交目录》，根据需要填写《备考表》，《文件材料移交目录》及《备考表》审核人一栏需要部门主管领导签字。

《文件材料移交目录》一式2份，交接人双方签字，归档部门和档案室各留存1份。

3.归档时间

（1）各部门档案移交时间统一为3月15日—4月30日。

（2）学生档案在10月底以前完成归档。（毕业生离校后形成完整档案）

（3）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后形成档案。

（4）财会档案可暂由财务部门保管2年，在会计年度结束后的第3年归档。

各部门在归档过程中如有任何问题，请联系档案室。（数码大厦1605室）

联 系 人：常老师        联系电话：13798974555